Wiedza ekspercka dostępna cały czas

Platforma pccporada.pl – szybki dostęp do wiedzy przez:

Archiwum zakładowe w urzędzie gminy i miasta

personProwadzący:Ziomek Patrycja

Od 2017 r. pracownik archiwum zakładowego Urzędu Miejskiego Wrocławia, przez dwa lata pełniła obowiązki koordynatora czynności kancelaryjnych, od 2019 r. kierownik archiwum.

format_list_bulletedWybrane zagadnienia szkolenia

  • Jak dopisać kolejny numer do jednolitego rzeczowego wykazu akt? [PRZYKŁAD] Przydział lokali nie pasuje do konkretnego hasła klasyfikacji, jak należy dopisać kolejny numer w JRWA?
  • Jak archiwizować mapy i zdjęcia z kontroli, jako załącznik do dokumentacji budowlanej? Jak archiwizować takie dokumenty? Ile lat przetrzymywać takie dokumenty? Czy można je brakować bez zgody?
  • Jak prawidłowo przyjąć do archiwum płyty CD, na których nagrana jest sesja rady? Czy dokumenty na elektronicznych nośnikach danych zawierają metadane? Omówienie zagrożeń w związku z archiwizowaniem na nośnikach danych
  • Procedura wypożyczenia dokumentów z archiwum zakładowego – zasady udostępnia się dokumenty dla klientów zewnętrznych i wewnętrznych
  • Jak archiwizować przejęte dokumenty z jednostek zlikwidowanych, dla których organem założycielskim była gmina?
  • Wyjątki na rzecz systemu EZD (system wspomagając) – omówienie wyjątków i ich wprowadzania oraz procedury uzgadniania z Archiwum Państwowym
  • Procedura brakowania dokumentacji - ekspertyza dokumentacji niearchiwalnej, przekwalifikowanie dokumentacji do kat. A

Wybierz produkty, które chcesz zakupić:

* - 399,00 zł + 23% vat - interpretacja podatkowa - 0114-KDIP1-1.4012.315.2018.1.IZ
* - 420,00 zł + 23% vat - interpretacja podatkowa - 0114-KDIP1-1.4012.304.2018.1.KBR
* - 720,00 zł + 23% vat - interpretacja podatkowa - 0114-KDIP1-1.4012.304.2018.1.KBR
* - 1 200,00 zł + 23% vat - interpretacja podatkowa - 0114-KDIP1-1.4012.304.2018.1.KBR

Nagranie z dnia:19.08.2021

Wzory pism, jakie otrzymają uczestnicy:

  1. Wzór wniosku wypożyczenia dokumentów z archiwum
  2. Instrukcja dla pracowników urzędu – w jaki sposób powinni rejestrować sprawy i je wydzielać
  3. Formatka do sporządzania sprawozdania rocznego
  4. Wzór instrukcji archiwalnej
  5. Umowa na powierzanie danych
  6. Umowa na niszczenie dokumentacji z firmą zewnętrzną

Szczegółowy program szkolenia:

1. Klasyfikacja i znakowanie dokumentacji zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt – jak stworzyć kolejną kategorię w jednolitym rzeczowym wykazie akt?

  • Rejestrowanie spraw, budowa JRWA, znak sprawy, zakładanie teczki
  • Czy można rejestrować sprawy na klasach głównych?
  • Jak należy postępować, kiedy dokumentacji nie da się przypisać do kategorii zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt?
  • Jak dopisać kolejny numer do jednolitego rzeczowego wykazu akt? Np. przydział lokali nie pasuje do konkretnego hasła klasyfikacji
  • [PRZYKŁAD] Archiwizowanie wniosków o udział w środkach zewnętrznych w instrukcji kancelaryjne jest pod numerem 041, kolejny numer 042 to realizacja programów i projektów, czyli zawarcie umowy i rozliczenie. Pod jakim numerem archiwizować zakupy/przetarg/zapytania ofertowe? Czy należy archiwizować je pod numerem 042?
  • Czy można przekwalifikować kategorie i/lub znak? W jaki sposób to zrobić?

2. Kategorie archiwalne i sposoby ich porządkowania – jak prawidłowo archiwizować dokumentację w archiwum zakładowym?

  • Dokumentacja techniczna/projektowa (planistyczną, urbanistyczną, budowlaną)
  • Jak archiwizować dokumentację techniczną/projektową (planistyczną, urbanistyczną, budowlaną)?
  • Ile lat należy archiwizować projekt, który jest załącznikiem do specyfikacji?
  • Czy załącznik do specyfikacji powinien być przetrzymywany z dokumentacją projektową?
  • Archiwizowanie map, zdjęć z kontroli – jak archiwizować takie dokumenty? Ile lat przetrzymywać takie dokumenty? Czy można je brakować bez zgody?
  • Jak długo należy przechowywać dokumentację techniczną B10/BE?
  • Czy dokumentację techniczną B10/BE należy trzymać w podteczce, czy teczce głównej?
  • Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego dokumentację geodezyjno-kartograficzną?

Dokumentacja z biura rady

  • Jak archiwizować dokumenty z biura rady?
  • Czy dokumenty z biura rady powinny być oddawane po skończonej kadencji?
  • Czy dokumentacja z biura rady powinna być składowana w teczkach przypisanych do kadencji?
  • Jak archiwizować uchwały, projekty i teczki komisji? W jaki sposób je klasyfikować?
  • Jak archiwizować dokumentację kierowaną do przewodniczącego biura rady i burmistrza?
  • Jak archiwizować materiały z sesji rady, jeśli sesja odbywa się w formie online?
  • Jak przechowywać płyty CD, na których jest sesja rady?
  • Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego zarządzenia?

Dokumentacja z zamówień publicznych

  • Jak archiwizować dokumentację związaną z zamówieniami publicznymi?
  • Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego dokumentację przetargową?
  • [PRZYKŁAD] Dokumentacja zamówień publicznych jest w formie elektronicznej, natomiast urząd nie ma wdrożonego systemu EZD/EOD. Archiwum jest prowadzone całkowicie w formie papierowej. Jak w takim przypadku archiwizować dokumenty związane z zamówieniami publicznymi?
  • Po jakim czasie można brakować dokumentację związaną z zamówieniami publicznymi? Czy można brakować wcześniej niż po 5 latach?

Akty notarialne

  • Jak archiwizować akty notarialne?
  • Do jakiej kategorii należy przypisać akt notarialny? Z uwagi na jakie informacje lub zawartość przypisywać akt do danej kategorii?
  • Jeżeli są dwa egzemplarze aktów notarialnych, to czy każdy z nich musi być archiwizowany?
  • Kiedy można brakować akty notarialne i po ilu latach?

Dokumentacja projektów dofinansowań z UE

  • Jak archiwizować dokumenty dotyczące „unijnych programów”?
  • Jak archiwizować, rejestrować i przekazywać dokumentację projektową unijną do jednostki nadzorującej?
  • Czy stosuje się do nich te same regulacje, co do np. do dokumentów dotyczących „polskich programów”?
  • Ile należy przetrzymywać dokumentację UE? Od czego zależy czas archiwizacji takiej dokumentacji?
  • Czy można brakować taką dokumentację?

Dokumentacja księgowa

  • Jak archiwizować, porządkować, rejestrować:
  • dokumentację księgową;
  • dowody księgowe
  • faktury?
  • Jaką kategorię przypisać dokumentacji środków finansowych pomocowych i jak ją archiwizować? Ile lat przetrzymywać?
  • Dokumentacja płacowa i osobowa
  • Jak archiwizować dokumentację płacową i osobową? Praktyczne wskazówki dotyczące archiwizowania dokumentacji płacowej i osobowej.
  • Jak długo przechowywać dokumentację płacową i osobową?
  • Jakie warunki trzeba spełnić, aby krócej przechowywać dokumentację płacową i osobową? Zmiana okresów przetrzymania dokumentacji
  • Gdzie powinny być przetrzymywane akta osobowe i płacowe?
  • Czego dotyczą zmiany w przepisach dotyczących przechowywania dokumentacji – teczki osobowe
  • Co zrobić z aktami osobowymi osób, które nie żyją?

Rejestr wyborców

  • [PRZYKŁAD] Prowadzenie rejestru wyborców w formie elektronicznej a tradycyjnej: w elektronicznej wersji urzędnik widzi, jaka karta wyborcza jest przypisana do danego wyborcy. W tradycyjnej formie istnieje system teczek: teczki przejściowe oraz teczki główne. Problematyczne są teczki przejściowe, ponieważ przepisy mówią, że można je zniżyć po roku, tylko jak to zrobić?
  • Czy teczka główna może pozostać pusta?
  • Kiedy teczka główna pozostanie pusta należy zarchiwizować spis spraw?

Koperty dowodowe

  • Jak porządkować i archiwizować koperty dowodowe?
  • Okresy archiwizowania kopert dowodowych a kategorie
  • Co powinny zawierać takie koperty?

Inne

  • Jak archiwizować, porządkować, rejestrować i przekazywać do archiwum państwowego:
  • a) dokumentację kat. A
  • b) dokumentację kat. B

Dokumenty z sądów, szpitali, szkół

  • Jak archiwizować przejęte dokumenty z jednostek zlikwidowanych, dla których organem założycielskim była gmina?
  • Jak archiwizować dokumentację tworzoną w ramach współdziałania lub nadzoru?

3. Jak prawidłowo przyjąć do archiwum zakładowego dokumentację na elektronicznych nośnikach danych – płyta CD, pamięć USB, dysk twardy

  • Jak przyjąć do archiwum dokumenty na nośniku danych np. płycie CD?
  • Czy archiwizować płyty CD na osobny spis zdawczo-odbiorczy?
  • Czy wymagane jest zatwierdzenie nośnika danych?
  • Czy takie dokumenty zawierają metadane? Jak przypisać metadane na płytę CD?
  • Czy dokument na takim nośniku musi mieć odpowiednik papierowy?
  • Czy płyty CD, które są załącznikami, archiwizować w osobnej teczce?
  • Czy zawartość nośnika należy zgrywać, aby stworzyć kopię?
  • Kto decyduje o zgrywaniu takich danych na dodatkowy nośnik (kopia)?
  • Czy dane na nośniku wymagają zatwierdzenia/podpisu, że te pliki są sprawdzone oraz bezpieczne?
  • Czy to dobry sposób na utrwalanie danych?
  • Jakie mogą być zagrożenia w związku z archiwizowaniem na nośnikach danych/pamięć USB/płytach CD?
  • Jeżeli w urzędzie działa system EZD, to czy archiwizowanie nośników danych wygląda inaczej niż w formie tradycyjnej?
  • Czy firma zewnętrzna, którą zatrudnia urząd, może archiwizować nośniki danych?
  • Jakie jest ryzyko związane z taką współpracą i przekazywaniem danych poza urząd?

4. Praktyczne wskazówki dotyczące porządkowania i układania dokumentacji w archiwum zakładowym – klucz do efektywnej i skutecznej pracy

  • Jak klasyfikować i układać dokumenty w archiwum zakładowym, aby później szybko je odnaleźć?
  • Czy sposób układania dokumentów w archiwum ma znaczenia? W jaki sposób powinny być ułożone dokumenty/teczki?
  • Jak wtórnie zakładać teczki dla dokumentacji przyjętej w stanie nieuporządkowanym?
  • Czy teczki należy archiwizować chronologicznie?
  • [PRZYKŁAD] W teczce znajdują się pisma z różnymi znakami, natomiast sama teczka ma inny aktualny znak. W jaki sposób uporządkować taką teczkę? Co można zrobić z taką teczką, w której pisma mają różne znaki oraz sama teczka jest oznaczona również innym znakiem?

5. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym – zasady oraz procedury

  • Na jakich zasadach udostępnia się dokumenty dla klientów zewnętrznych/wewnętrznych?
  • Czy RODO wpływa na procedurę wypożyczania dokumentów?
  • Procedura wypożyczenia dokumentów z archiwum zakładowego
  • Czy udostępnia się kopie, czy oryginał dokumentu?

6. Jakie dokumenty i po jakim czasie można niszczyć? Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

  • Procedura brakowania dokumentacji - jak powinno przebiegać brakowanie dokumentów? Czy wymagane jest uzyskanie zgody na zniszczenie dokumentu kategorii B5/B10?
  • Czy można brakować stare (stare, niewykorzystywane) dzienniki urzędowe, które zajmują miejsce? Po jakim czasie można je zniszczyć?
  • [PRZYKŁAD] Brakowanie dokumentów zatrzymało się na etapie, kiedy Archiwum Państwowe ma dokończyć brakowanie, jednak ze względów epidemiologicznych jest to odwlekane. Czy w takiej sytuacji można złożyć wniosek o przyspieszenie działań?
  • Ekspertyza dokumentacji niearchiwalnej
  • Przekwalifikowanie dokumentacji do kat. A

7. Przekazywanie dokumentów do archiwum państwowego – omówienie procesu przekazania dokumentacji

  • Jak przekazywać dokumenty do archiwum państwowego? Warunki i omówienie całego procesu przekazywania dokumentów
  • W jakim stanie (czy w specjalnych kopertach itp.) przekazywać dokumenty do archiwum państwowego?

8. Jak wzorcowo przygotować sprawozdawczość z archiwum zakładowego?

  • Co powinno się znaleźć w takim sprawozdaniu? Jak je przygotować?
  • Czy są systemy, które pozwolą na zebranie i zliczenie danych podczas sporządzania sprawozdania?

9. System EZD w archiwum zakładowym – jak bezpiecznie przejść na system EZD w urzędzie?

  • Wyjątki na rzecz systemu elektronicznego (systemu wspomagającego) – omówienie wyjątków i ich wprowadzania oraz procedury uzgadniania z Archiwum Państwowym
  • Jak wygadają składy chronologiczne w EZD?
  • Jak przyjmować do składów chronologicznych w systemie EZD?
  • W jaki sposób oddzielać kategorii A od B w składach chronologicznych?
  • Czy można przechowywać razem kategorię A i B w składach chronologicznych, natomiast jak wygląda wówczas brakowanie?
  • Czy każdy pracownik urzędu ma dostęp do zarchiwizowanych dokumentów w systemie i wówczas nie ma konieczności udostępniania ich przez archiwistę?
  • Co należy robić, kiedy nastąpi zniszczenie serwerów, na których są zarchiwizowane dokumenty? Jak zabezpieczyć się przed utratą danych?
  • Jak wygląda procedura przejścia z dokumentacji tradycyjnej do elektronicznej? Ile czasu potrzeba na całkowite wdrożenie dokumentacji elektronicznej?
  • Jak archiwizować dokumentację w EOD - sposób, procedura, przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego

10. Przebieg kontroli z archiwum nadzorującego

  • Jakie są zalecenia archiwum państwowego w związku z prowadzeniem archiwum zakładowego?
  • Kogo kontroluje jednostka nadzorująca – archiwistę/wydziały urzędu?
  • Na czym polega kontrola z archiwum nadzorującego? Jakie dokumenty należy przedstawić?

11. Obsada archiwum zakładowego oraz wymagania odnośnie lokalu i wyposażania

  • Jakie są wymagane uprawnienia, aby pracować jako archiwista zakładowy?
  • Czy można pracować jako archiwista zakładowy bez kursu I stopnia lub studiów?
  • Jakie są wymogi techniczne odnośnie lokalu, w jakim archiwizowane są dokumenty?
  • Czy ma znaczenie, na którym piętrze znajduje się archiwum?
  • Czy powyższe wymogi są obligatoryjne, czy jedynie zalecane?
  • Z jaką częstotliwością notować dane z rejestratorów wilgoci i temperatury?
  • Czy odgrzybianie dokumentacji jest konieczne?
  • Kiedy należy odgrzybiać dokumentację?
  • Kto powinien finansować przeprowadzanie odgrzybiania dokumentacji przed przekazaniem jej do jednostki nadzorującej?

12. Instrukcja archiwalna - jak zrobić wyciąg najważniejszych informacji?

  • Co powinna zawierać instrukcja archiwalna?
  • Wytyczne do instrukcji archiwalnej

13. Ochrona danych osobowych w archiwum zakładowym

  • Czy archiwista powinien przestrzegać RODO?
  • Co archiwista zakładowy powinien wiedzieć w związku z RODO?
  • Przepisy RODO w praktyce archiwalnej

14. Nadchodzące zmiany w związku z instrukcją kancelaryjna oraz zasobie archiwalnym

  • Co zmieniło się w przepisach dotyczących archiwizowania dokumentacji?
  • Nadchodzące zmiany w instrukcji kancelaryjnej – jakich zmian należy się spodziewać?
  • Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – jakich zmian należy się spodziewać?

  1. Kiedy porady i konsultacje są odpowiedzią na Państwa potrzeby:

    • wzięli Państwo udział w szkoleniu i po kilku dniach jeszcze mają Państwo pytania, na które chcielibyście uzyskać odpowiedź
    • otrzymali Państwo nowy zakres obowiązków służbowych i potrzebujecie „telefonu do przyjaciela”, który pomoże w każdej chwili i wprowadzi w nowe obowiązki
    • mają Państwo doświadczenie w zakresie wykonywanych obowiązków służbowych, ale raz na jakiś czas trafiają się wyjątkowe problematyczne zadania do wykonania, czasem nieoczywiste i potrzebują Państwo poradzić się innego eksperta, czy postępują Państwo właściwie
  2. Jest to usługa działająca podobnie jak nieograniczony abonament medyczny lub na siłownię. W ramach miesięcznego abonamentu otrzymują Państwo nieograniczoną możliwość zadawania pytań naszym ekspertom.
  3. W ramach wykupionego abonamentu otrzymują Państwo również dostęp do platformy, na której znajdą Państwo: wzory dokumentów przydatne w codziennej pracy; zebrane w jednym miejscu wyroki sądów, którymi klienci mogą się wesprzeć w trakcie rozpatrywania swoich postępowań; forum wymiany doświadczeń moderowane przez naszego eksperta; ciekawe porady wideo, wideo instrukcje; wybrane i opisane najciekawsze przypadki.
  1. Nagrane szkolenie jest odpowiedzią na Państwa potrzebę, jeśli obecnie na rynku brakuje interesującego Państwa szkolenia i jednocześnie odnajdują się Państwo w jednej z poniższych sytuacji:

    • otrzymali Państwo nowy zakres obowiązków służbowych;
    • pojawiła się trudna sprawa do załatwienia;
    • wydaje się Państwu, że postępujecie zgodnie z przepisami i procedurami wykonując obowiązki służbowe, ale chcielibyście się upewnić, że wszystko dobrze robicie;
    • wzięliście niedawno udział w szkoleniu, które dało Wam dużą porcję wiedzy, ale już przyszedł czas na pogłębienie tej wiedzy
    • „chodzą” za Państwem nurtujące Was pytania związane zawodowymi obowiązkami
    • pytania zawarte w zakładce „Opis szkolenia”, to pytania na które szukają Państwo odpowiedzi.
  2. Zazwyczaj czas nagranego szkolenia trwa około 3 godzin.
  3. Zawsze podjemy datę nagrania, żeby Państwo mieli orientację w jakim stanie prawnym nagrywaliśmy szkolenie. Dokładamy wszelkich starań, żeby wszystkie szkolenia były aktualizowane po każdej zmianie przepisów
  4. Do każdego nagranego szkolenia załączamy materiały w formie elektronicznej
  5. Po wykupieniu dostępu otrzymują Państwo możliwość zalogowania się na platformę, gdzie nagranie jest dostępne przez okres 2 dni od momentu odebrania dostępu.
  6. Państwo decydują o której porze dnia oglądają nagrane szkolenie

Sprawdź również

Zobacz więcej
W nagraniu omówione są wytyczne ministerstwa dotyczące posiedzenia grupy roboczej i Zespołu Interdyscyplinarnego. Podpowiemy jakich narzędzi prawnych użyć wobec sprawcy przemocy domowej oraz jak monitorować sytuację rodziny, w której dochodzi do przemocy. Doradzimy jak poprawnie wypełniać formularze niebieskiej karty.
schoolKonsultacje
voicemailNagranie
Zobacz więcej
Praktyczne warsztaty przeznaczone dla księgowych oraz pracowników Zakładów Gospodarki Komunalnej, Zakładów Wodociągów i Kanalizacji, Miejskich Przedsiębiorstw Wodociągów i Kanalizacji oraz Urzędów Miast i Gmin, którzy zajmują się windykacją opłat za wodę
schoolKonsultacje
voicemailNagranie
Zobacz więcej
Nagranie skierowane jest do osób bazujących na Prawie Wodnym, zajmujących się pozwoleniami wodnoprawnymi, wydziałów ochrony środowiska, rolnictwa, osób zajmujących się naruszeniem stanu wody na gruncie, sporami sąsiedzkimi
schoolKonsultacje
voicemailNagranie
Zobacz więcej
Omówienie sposobu wypełnienia sprawozdania gminnego – krok po kroku! Jakie będą zmiany w sprawozdaniach? Nowość: sprawozdanie wypisywane do BDO.
schoolKonsultacje
voicemailNagranie