Wiedza ekspercka dostępna cały czas

Nagranie z dnia: 12 listopada 2020 r.

• deklaracja uczestnika PPK w zakresie finansowania wpłat dodatkowych
• informacja o wznowieniu dokonywania wpłat do PPK
• deklaracja uczestnika PPK w zakresie finansowania wpłat podstawowych
• informacja podmiotu zatrudniającego dotycząca PPK
• oświadczenie uczestnika PPK o zawartych umowach o prowadzenie
• porozumienie w sprawie wyboru instytucji finansowej zarządzającej
• regulamin wyborów przedstawiciela pracowników

Szczegółowy program szkolenia:

1. Na czym polegają PPK, jaka jest ich zasada funkcjonowania, po co się je tworzy?

• Znajomość przepisów ustawy o PPK oraz umiejętność ich stosowania w praktyce
• O czym mówi ustawa o PPK?
• Jakie są założenia programu PPK?
• Procedura wdrożeniowa krok po kroku: plan wprowadzenia PPK
• Jak wdrożyć PPK? Od czego zacząć? Jak przygotować jednostkę na wprowadzenie PPK?
• Na co OPS-y powinny zwrócić uwagę wprowadzając PPK?
• Czy to firma zewnętrzna przedstawia oferty, czy OPS musi poszukiwać tej instytucji?
• Jaka jest różnica między umową o zarządzanie a umową o prowadzenie? Co to jest umowa o zarządzanie PPK?
• Jakie są możliwości przystąpienia do PPK: Co trzeba zrobić aby przystąpić? Co trzeba zrobić żeby nie przystąpić?
• Kiedy nie ma obowiązku utworzenia PPK dla pracowników?
• Czy każda firma musi mieć PPK?
• Co to jest instytucja finansowa? Jak wybrać instytucję finansową?
• Jakie terminy obowiązują przy wprowadzeniu PPK?
• Co będzie, jeżeli żaden z pracowników się nie zdecyduje na prowadzenie PPK- wtedy umowa o prowadzenie nie jest zawierana?

2. Jak powinna wyglądać współpraca z firmą ubezpieczeniową? Jaki jest podział obowiązków między OPS a firmą ubezpieczeniową?

• Czy firma ubezpieczeniowa na wniosek OPS-u będzie wprowadzała pracowników do systemu?
• Czy OPS będzie mógł polegać na firmie ubezpieczeniowej?
• Kto jest odpowiedzialny za napisanie regulaminu wyborów, informację dla pracownika i dopilnowaniem wszystkich terminów w OPS?
• Kto zajmuje się obsługą całego procesu wdrożenia PPK, wyboru instytucji, informowania pracowników, dostarczenia materiałów?
• Czy firma, z którą podpisze się umowę będzie obsługiwała zgłoszenia członków i wypowiedzenia, czy będzie to spoczywało na pracowniku OPS-u?
• W jakim zakresie instytucja finansowa będzie pomagała i obsługiwała ten system?
• Na kim będzie spoczywał obowiązek związany z przystąpieniem i ewentualną rezygnacją?
• Na kim będzie spoczywał obowiązek związany ze składaniem wniosków i deklaracji?
• Kto powinien przyjmować deklaracje i dbać o bieżącą obsługę pracowników i obsługę programu kadrowo – płacowego?
• Czy oprogramowanie do obsługi KPP będzie udostępnione w kadrach i w płacach danej jednostki i będzie to spoczywało na pracowniku? Czy OPS może wymagać do niego dostępu?
• Czy firma ubezpieczeniowa będzie przesyłała lub udostępniała informacje w systemie i na tej podstawie pracownik płac i kadr będzie mógł dokonywać rozliczeń z wypłaty?
• Jeśli od stycznia OPS są objęci ustawą o PPK, od kiedy należy zbierać oświadczenia o rezygnacji w sytuacji, w której umowa o zarządzanie nie jest jeszcze podpisana?
• Czy do instytucji finansowej należy wysyłać dane wszystkich uczestników objętych obowiązkiem (18-55 lat), czy tylko dane osób, które nie złożyły rezygnacji lub złożyły wniosek o dobrowolne objęcie PPK?
• W ustawie nie ma wskazanego terminu "od kiedy" można rezygnować. Czy przystępuje się z chwilą zawarcia umowy o prowadzenie?
• Co w sytuacji, kiedy nikt nie chce przystąpić. W jaki sposób wybrać instytucję do podpisania umowy?
• Co się dzieje, kiedy pracownik zmienia miejsce pracy?
• Czy u nowego pracodawcy pracownik będzie oszczędzał w dotychczasowej instytucji finansowej?
• Czy pracownik musi złożyć rezygnację aby nie przystąpić do PPK? Czy jeśli nie złoży rezygnacji jest zapisany automatycznie do PPK?
• Czy pracodawca będzie mógł ponownie automatycznie zapisać pracownika do programu, mimo wcześniejszej rezygnacji?
• Co z pracownikami po 55 roku życia? Czy mogą skorzystać z PPK czy muszą złożyć deklarację rezygnacji?
• Czy jest to umowa pomiędzy pracownikiem a instytucją którą zawiera pracodawca w jego imieniu czy umowa pomiędzy pracodawcą a instytucją?
• Co robić w sytuacji, w której pracownicy nie wyrażają zgody na przystąpienie do PPK?
• PPK czy PPE? Czy posiadanie PPE zwalnia pracodawcę z oferowania pracownikom PPK?
• Co z pracownikami, którzy pracują na umowy cywilno-prawne czy na zlecenia a w zakładzie jest PPE (a oni nie są w nie wciągnięci, a zakład PPK nie musi dla nich tworzyć)?
• Przepisy obowiązujące od 01.01.2021 r. mówią, że do umów o zarządzanie PPK oraz umów o prowadzenie PPK nie stosuje się przepisów ustawy prawo zamówień publicznych, jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne, o których mowa w art. 3 ust. 1 tej ustawy. W jaki sposób ustalić tą wartość zamówienia?

3. Jaka jest procedura wyłonienia reprezentacji pracowników w celu wyboru instytucji finansowej do PPK?

• W jaki sposób wybrać reprezentację pracowników, która ma wyłonić instytucję finansową zarządzającą środkami?
• Czy konieczne jest przeprowadzanie wyborów reprezentacji pracowników skoro jest 2 chętnych. Czy wystarczy krótka notatka że te 2 osoby będą pełnić te funkcje? Jak należy sporządzić protokół z wyboru takiej reprezentacji?
• Czy reprezentacja do wyboru instytucji do PPK może być jednoosobowa? Czy należy przedstawić 3 instytucje do wyboru czy wystarczą np. 2?
• Czy stosować czas startu zamówienia publicznego? Jeśli końcowy to jaki?
• Jeśli jest Rada Pracowników wybrana wcześniej to należy udokumentować to jeszcze raz na potrzeby wyboru instytucji finansowej i przystąpienia do PPK? Czy konieczny jest dodatkowy wywiad z resztą pracowników w celu wyrażenia zgody na taki sam skład Rady Pracowników do wyboru instytucji finansowej?
• Regulamin wyborów reprezentacji pracowników - wzór
• Protokół z wyborów reprezentacji pracowników - wzór

4. Jakie są kryteria wyboru odpowiednich instytucji?

• Od czego zacząć? W jaki sposób szukać instytucji? Harmonogram działań
• Na co zwrócić uwagę przy wyborze podmiotu, który realizuje PPK?
• Protokół wyboru instytucji - jakie należy zawrzeć w nim kryteria wyboru?
• Czy jednostka nadrzędna nad jednostką budżetową, która nie ma związków zawodowych, będzie mogła zawrzeć umowę z firmą ubezpieczeniową i w jaki sposób?
• W jaki sposób OPS będzie mógł podpiąć się pod wybraną firmę przez urząd miasta? Jakie powinny być uzgodnienia w takiej sytuacji?
• Co wówczas powinno być zrobione po stronie OPS-u, jakie formalności powinny zostać dopełnione aby to było prawidłowe?

5. Od czego będzie zależeć wysokość wpłat na konto PPK?

• Jak zapewnić środki na ewentualne PPK? Czy należy to wpisać w plan wydatków na następny rok budżetowy
• W jaki sposób zaplanować środki na następny rok dla PPK?
• W jaki sposób poradzić sobie ze sfinansowaniem planów kapitałowych, z jakich źródeł finansować PPK?
• Jaka jest wysokość składek na PPK? Jaka jest składka minimalna i maksymalna poniesiona przez pracownika?
• Czy można zwiększyć lub zmniejszyć wysokość wpłat do PPK?
• Jak radzić sobie z problemem z dostosowaniem programu do obliczania składek?
• Czy PPK jest opodatkowane? Jakie podatki zostaną nałożone na oszczędności?
• Nie została jeszcze wybrana instytucja do prowadzenia i zarządzania. Czy należy już naliczać składki z datą wejścia w życie terminu czy dopiero po zawarciu umów?
• Czy co roku pracownik będzie płacił procentowo coraz więcej?
• Kto ile dopłaca?
• Czy uczestnik dostaje część zysku? Czy tylko to co wpłacił + wpłaty pracodawcy + dopłaty roczne?
• Jak na oszczędności w PPK wpłynie inflacja?
• Czy PPK podlega waloryzacji?
• Czy PPK jest opodatkowane w momencie wypłaty?
• Czy PPK jest traktowane jako kapitał czy oszczędności?
• Czy PPK będą oprocentowane?
• Wynagrodzenia uczestnika PPK, korzystającego ze zwolnienia „zerowy PIT”
• Jaka jest możliwość obniżenia wpłaty podstawowej przez „najuboższych” uczestników?
• Podział środków PPK w razie rozwodu lub śmierci uczestnika PPK
• Rozporządzanie środkami zgromadzonymi w ramach PPK przez uczestnika
• Co się dzieje z pieniędzmi w PPK w przypadku choroby, jakie składki są odprowadzane, czy można te pieniądze wypłacić i w jakim czasie należy je zwrócić?
• Co w przypadku pracownika na zasiłku macierzyńskim? Czy pracodawca w tym czasie nie będzie dokonywał żadnych wpłat na konto do PPK? Czy w tej sytuacji przysługuje opłata powitalna oraz opłata roczna? Czy powiadamiając pracodawcę o rezygnacji z przystąpienia do PPK od października b.r będzie mogła zadeklarować chęć przystąpienia do PPK wracając do pracy w październiku 2021?
• Sposób obliczania składki dla osób przebywających na zwolnieniach, na urlopach wychowawczych i macierzyńskim. Od jakiej podstawy naliczamy te kwoty?
• Jakie koszty manipulacyjne są związane z przystąpieniem do PPK?
• Ile pracodawca musi odprowadzać do urzędu skarbowego?
• Jaka jest procedura dziedziczenia, po jakim czasie można otrzymać te pieniądze, kto dokładnie ma prawo dziedziczenia i jakiej proporcji?
• Jakie są koszty obsługi PPK przez bank?

6. Podpisywanie umów

• Jakie mogą pojawić się błędy podczas obsługi PPK?
• Czy istnieje możliwość przynależności do kilku programów PPK?
• Jak powinna wyglądać deklaracja? Wzór
• Protokół wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK. Wzór
• Czy pracownik musi co 4 lata podpisywać deklarację rezygnacji aby był to program dobrowolnego uczestnictwa?
• Tworzenie list

7.Jaki zakres danych pracodawca powinien pozyskać od uczestnika PPK i na jakiej podstawie?

• Jaka dokumentacja jest niezbędna w przypadku osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego?
• Na jakiej podstawie prawnej pracodawca przetwarza dane uczestnika PPK?
• Czy umowa o prowadzenie PPK będzie mogła zostać zawarta i realizowana jeśli pracownik nie ma skrzynki e-mail ani telefonu?
• Czy pracodawca musi pozyskać odrębną zgodę pracownika na przetwarzanie danych w postaci numeru telefonu i adresu e-mail?
• Jak długo pracodawca może przechowywać dane w związku z PPK? (także w przypadku rezygnacji)?
• Jaki jest zakres danych, jakich pracodawca żąda od pracowników celem zawarcia w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK?
• Po jakim czasie dane powinny zostać usunięte?
• Czy w każdym ośrodku powinien być wskazany inspektor ochrony danych osobowych?
• Kto jest administratorem danych dotyczących PPK, instytucja finansowa czy pracodawca?
• Przyjmowanie, obieg i gromadzenie dokumentacji dotyczącej PPK
• Jakie są zasady przechowywania i archiwizacji dokumentacji?

8. Nadzór i kontrola nad funkcjonowaniem PPK

• Jak się przygotować do kontroli?
• Jakie kary i za co grożą pracodawcy?
• Co dokładnie podlega kontroli i jaka instytucja państwowa dokonuje kontroli?
• Czy KNF będzie mieć prawo do nakładania sankcji na instytucje państwowe?
• Jaki jest podział kontroli między KNF i PIP?